Obligation de déclarer les bénéficiaires effectifs d'une société avant le 01/04/2018

Pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, la directive européenne du 20/05/2015 a imposé aux Etats membres de mettre en place, dans un registre central, un dispositif d’identification des bénéficiaires effectifs des sociétés et entités juridiques constituées sur leur territoire. Il s’agit du registre des bénéficiaires effectifs.

déclaration bénéficiaire effectif

Champ d’application de l'obligation de déclarer les bénéficiaires effectifs d'une société avant le 01/04/2018

Ont l’obligation de déposer au greffe un document dans lequel elles déclarent leur(s) bénéficiaire(s) effectif(s) :

- Toutes les sociétés françaises (siège social dans un département français), civiles, agricoles et commerciales, à l’exclusion de celles dont les titres sont admis à la négociation sur un marché réglementé ;

- Toutes les sociétés commerciales étrangères (siège hors UE) ayant un établissement en France.

La date limite du 01/04/2018 à respecter

Le document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) doit être déposé au greffe :

- Lors d’une demande d’immatriculation au R.C.S., dans le délai de 15 jours, au plus tard, à compter de la délivrance du récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise,

- Avant le 01/04/2018, pour les sociétés qui ont été immatriculées au R.C.S. avant le 01/08/2017. Un nouveau document est déposé dans les trente jours suivant tout fait ou acte rendant nécessaire la rectification ou le complément des informations qui y sont mentionnées.

Bénéficiaires concernés par l'obligation de déclaration

Le bénéficiaire effectif est défini comme la ou les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent, directement ou indirectement, la société déclarante. En aucun cas, il ne peut s’agir d’une personne morale. Le bénéficiaire effectif est :

- soit, la ou les personnes physiques qui détiennent, directement ou indirectement, plus de 25% du capital ou des droits de vote de la société déclarante ;

- soit, la ou les personnes physiques qui exercent, par d’autres moyens, un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d'administration ou de direction de la société déclarante ou sur l'assemblée générale de ses associés ou actionnaires ;

- soit, uniquement à défaut d’identification d'un bénéficiaire effectif, selon les deux critères précédents, la ou les personnes physiques qui occupent directement ou indirectement (par l’intermédiaire d’une ou plusieurs personnes morales) la position de représentant légal de la société déclarante.

Mise à jour du document relatif au bénéficiaire effectif

Un nouveau document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) complet (reprenant l’exhaustivité des informations sur la société déclarante et le(s) bénéficiaire(s) effectif(s)) doit être déposé dans les cas principaux suivants :

- Concernant la société déclarante : changement de dénomination sociale, de forme juridique, de siège social.

- Concernant le ou les bénéficiaires effectifs précédemment déclarés : personne physique devenant bénéficiaire effectif ou perdant cette qualité ; changement d'un ou plusieurs représentants légaux (lorsqu’ils ont déclaré qu'ils étaient bénéficiaires effectifs) ; changement de l’adresse personnelle ou du nom d’usage d’un bénéficiaire effectif ; modification des modalités du contrôle exercé par le bénéficiaire effectif sur la société déclarante.

Coût du dépôt au greffe du document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) (arrêté du 01/08/2017)

Premier dépôt pour une société immatriculée au RCS à compter du 01/08/2017 : 24,80 € TTC

Premier dépôt pour une société immatriculée au RCS avant le 01/08/2017 : 54,42 € TTC

Dépôt modifiant et remplaçant un précédent dépôt : 48,49 € TTC

Communication du document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s)

Les tiers, autre que les personnes dûment habilitées ou autorisées par la législation, peuvent obtenir communication d’une copie d’un document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s), sous réserve qu’ils en soient autorisés par le juge commis à la surveillance du R.C.S. A cette fin, ils doivent déposer une requête, dans les conditions de l’article R.561-59 du code monétaire et financier, au greffe du tribunal de commerce qui a procédé au dépôt du document, en justifiant d’un intérêt légitime.

Aide pour remplir le document relatif au bénéficiaire effectif

Informations relatives à la société déclarante	Renseigner l’exhaustivité des informations, réelles et vérifiables, concernant l’identification de la société, au jour de la signature du document. Le numéro unique d’identification est le numéro SIREN à 9 chiffres donné par l’INSEE et qui figure sur l’extrait KBIS. Le renseigner sauf si la société est en cours d’immatriculation.
Informations sur le bénéficiaire effectif	Cette partie du document permet d’identifier un premier bénéficiaire effectif en précisant : - son identité et le lieu de son domicile personnel actuel. - les modalités du contrôle qu’il exerce sur la société. - la date depuis laquelle il a cette qualité. Si plusieurs bénéficiaires effectifs : remplir tout d’abord, un document DBE-S-1, puis autant de documents annexes DBE-S-2 qu’il existe de bénéficiaires effectifs supplémentaires.
Informations sur l’identité du bénéficiaire effectif	Mentionner le domicile personnel actuel du bénéficiaire effectif. Il s’agit d’un élément d’information obligatoire essentiel exigé notamment par la loi (L. 561-46 C.M.F.)
Modalités du contrôle de la société déclarante par le bénéficiaire effectif au titre de la détention	Au titre de la détention, une personne physique est bénéficiaire effectif si elle détient, directement et/ou indirectement, plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société. Décrire « Les modalités du contrôle exercé sur la société » par le bénéficiaire effectif (R561-56 2°b) CMF), c’est-à-dire : - cocher à la fois pour le capital et les droits de vote, s’il s’agit d’une détention directe, indirecte ou les deux à la fois ...
Modalités du contrôle de la société déclarante par le bénéficiaire effectif par tout autre moyen que la détention de plus de 25 % du capital ou des droits de vote	Les moyens d’exercice d’un pouvoir de contrôle sur les organes de gestion, d'administration ou de direction de la société déclarante ou sur l'assemblée générale de ses associés ou actionnaires sont variés, il peut s’agir notamment : - d’une chaine de détention indirecte majoritaire ; - d’un pacte d'actionnaires ou d'associés ; - d’une convention d’indivision ; - d’un groupe familial entre époux ou pacsés et le cas échéant leurs enfants ; - d’un montage juridique…
Le ou les bénéficiaires effectifs sont les représentants légaux	Cette désignation doit demeurer exceptionnelle et n’intervenir qu’après avoir épuisé tous les moyens possibles pour déterminer le ou les bénéficiaires effectifs et pour autant qu'il n'y ait pas de motifs de suspicion.
Date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif de la société déclarante	Information obligatoire conduisant au rejet du document si non renseignée. Si la qualité de bénéficiaire effectif remonte à la création de la société, la date peut être indifféremment : - la date de constitution de la société (signature des statuts) ; - la date de début d'activité ; - ou la date d'immatriculation au RCS lorsqu'elle est connue.
Autres informations	Indiquer dans cette rubrique : - soit qu’il n’existe qu’un bénéficiaire effectif; - soit qu’il en existe plusieurs. Dans ce cas : remplir autant de document annexe DBE-S-2 qu’il existe de bénéficiaires effectifs supplémentaires ; préciser le nombre de document annexe DBE-S-2.
Autres informations : (Message de mise en garde)	Remplir de manière exacte et complète le document eu égard aux conséquences pénales qui pourraient en résulter dans le cas contraire. Tout évènement venant modifier les informations, tant de la société déclarante que du ou des bénéficiaires effectifs, doit donner lieu à un nouveau dépôt au greffe du document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s).
Autres informations : (Lieu et date de signature, Nom et prénom du représentant légal)	Le document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s) doit être signé soit par le représentant légal ou, s’ils sont plusieurs, par l’un d’entre eux. En aucun cas, un mandataire peut signer le document à sa place. Par contre, un mandataire peut remettre ou adresser au greffe le document relatif au(x) bénéficiaire(s) effectif(s). Si le mandataire n’est ni une personne exerçant une profession réglementée (notaire, huissier, avocat, expert-comptable…) ni un mandataire professionnel en formalités, il doit produire un pouvoir émanant du ou d’un des représentants légaux.