Les 5 meilleurs logiciels de paie en ligne
Pourquoi choisir le meilleur logiciel de paie ?
Dans une TPE/PME, en tant que dirigeant et chef d'entreprise, vous êtes généralement responsable de la gestion de la paie. Afin d'élaborer les bulletins de paie, il convient de collecter, d'analyser et de traiter les informations relatives à chaque salarié de l'entreprise tous les mois.
Pour gagner du temps et vous libérer de la paie vous pouvez faire utiliser le logiciel de paie de Payfit qui vous permet notamment de déléguer l'émission des bulletins de paie et des DSN.
Par ailleurs, la paie doit être élaborée en tenant compte des obligations réglementaires (convention collective), salaire minimum, situation du salarié (temps complet, partiel), bulletin de paie simplifié et dématérialisé.
Près de 40% des bulletins de paie édités en France comportent des anomalies liées à un manque de connaissance des législations en vigueur. (source : Ministère du Travail)
En matière de gestion de la paie, les entreprises peuvent opter pour trois possibilités : l'internalisation, à l'aide de ressources spécifiques et l'acquisition d’un logiciel de paie, l'externalisation, bien souvent auprès de leur cabinet comptable ou de prestataires spécialisés, ou enfin, l’externalisation partielle, la paie accompagnée. Ces solutions vont permettre au chef d'entreprise de se dégager du temps de manière à se concentrer sur son coeur de métier (commercial, production, organisation).
L'utilité d'un logiciel de paie
La complexité de la gestion de la paie est telle qu'un logiciel à jour vous permet de simplifier et de sécuriser le processus de paie. Notamment si les collaborateurs ne sont pas de réels experts de la gestion de la paie. Le logiciel permet donc d'éviter des erreurs humaines pouvant avoir de lourdes conséquences sur la viabilité de l'entreprise.
Par un arrêt du 18 novembre 1998, la Cour de cassation se met à l'heure européenne, et ce grâce à un hôtel-restaurant de la région de Cognac. Licenciée, la salariée réclama un certain nombre de sommes qui lui étaient dues en application de cette convention collective, ce que l'employeur refusa, s'étant avisé qu'il ne relevait pas du champ d'application de la convention en question. (source : bulletin de paie - plus de droit à l'erreur)
Il permet aussi de suivre les indicateurs liés à la masse salariale, donnée importante dans le cadre de la gestion de la trésorerie et du contrôle de gestion.
Les différents modes d'utilisation d'un logiciel de paie
Il existe différentes possibilités afin d'utiliser un logiciel de paie, soit en l'installant directement sur votre ordinateur, soit en entrant directement les informations en ligne lors de l'utilisation du logiciel de paie de votre fournisseur (Sage One Paie, ADP gestion de la Paie, EBP Presta Paye, Ciel Paye, Mapaye). L'accès à distance permet un accès en temps réel peu importe le lieu. En optant pour la solution en ligne, vous n'avez pas besoin d'effectuer des mises à jour sur votre ordinateur, généralement, les éditeurs proposent des interfaces facilement paramétrables.
Au niveau sécurité, on peut penser qu'une installation locale permettra de sécuriser les données de la paye, tout dépend de vos processus de sécurisation des données, est-il plus opportun d'opter pour une sécurisation en local ou via le cloud des éditeurs de logiciel de paie ?
Les fonctionnalités d'un logiciel de paie
Les fonctionnalités principales sont les suivantes : saisie assistée des bulletins de salaire tout en tenant compte des dernières évolutions des taux de charges sociales (charges salariales et charges patronales), les taux des heures supplémentaires, les diverses indemnités, l'établissement des bordereaux de charges sociales, la présentation des fichiers interbancaires permettant d'effectuer les virements de la paie, le fichier de déclaration sociale nominative (DSN), l'intégration des écritures comptables, l'établissement des divers documents comme les contrats de travail, les certificats de travail, les attestations pôle emploi, le solde de tout compte, les certificats d'arrêt de travail.
Au-delà du calcul de la fiche de paie, les logiciels RH vont vous permettre de calculer les jours de congés payés, d'effectuer les déclarations sociales obligatoires sans l'aide d'un expert-comptable.
Il existe un certain nombre d'éditeurs de logiciels de paie, les fonctionnalités diffèrent en fonction du nombre de salariés et de la formule, certains offrent un service en ligne et/ou externalisé, on peut penser que cette offre se généralisera dans le temps. Tout dépend de vos besoins, il convient donc de mener un audit global, tant fonctionnel que logiciel. Toutefois, vous pouvez faire appel à des experts de la paie en ligne pour les petites structures, vous n'avez aucun intérêt à développer cette connaissance consommatrice de temps.
Les 5 meilleurs logiciels de paie en ligne
#1 - PayFit
PayFit entre dans le Top 5 des logiciels de paie. Il s'agit d'une nouvelle solution en ligne, PayFit compte plus de 1500 entreprises et développe son propre système de paie et RH (gestion des congés, gestion des absences, notes de frais...), il est surtout utilisé par des TPE/PME ainsi que des startups. Le coût mensuel est de 99 € plus 14 € par salarié. Plus d'information sur les tarifs en consultant le site de PayFit.
#2 - Sage One Paie
Il s'agit d'un service de réalisation de bulletin de paie en ligne accessible 24h/24 et 7j/7 sans logiciel ni mise à jour à installer ou à paramétrer. L’entreprise (de 5 à 20 salariés) saisit les éléments de la paie, l'outil calcule et génère les bulletins, effectue les télé-déclarations avec l'assistance de professionnel de la paie Sage. Le coût de fabrication du bulletin varie de 8 à 12 € en fonction de la formule choisie.
#3 - ADP Gestion de la Paie
Une offre d’externalisation 100 % Web qui répond aux exigences spécifiques des entreprises jusqu'à 49 salariés : sécurisation de la paie, gestion des déclarations sociales et maîtrise de l’environnement juridique.
Cette gamme Pegase entreprise prend en charge la paie et l’administration du personnel, réalise les déclarations sociales et fiabilise les charges, gère pour l'entreprise le paiement des salaires et des charges, aide à maîtriser l’environnement juridique grâce à un accompagnement en droit social, met à la disposition du dirigeant des indicateurs et un reporting nécessaires aux prévisions et arbitrages.
Aucune information sur le tarif appliqué.
#4 - EBP Presta Paye
EBP Presta Paye permet de réalisez simplement les bulletins de paie. Vous disposez de modèles déjà prêts à l’emploi. Vous pouvez gérer les congés et les absences, saisir directement les congés et absences avec un mode de décompte calculé au plus juste (jours ouvrés, ouvrables, heures réelles). Établir une véritable gestion administrative, répertorier tous les documents liés aux salariés (lettres, contrats, attestations, déclarations etc.). Transférer en quelques clics les écritures de paie. Exporter vos écritures sans ressaisie au format de votre logiciel de comptabilité ou celui de votre Expert-Comptable. Le coût de fabrication du bulletin de paie varie de 6 à 16 € en fonction de la formule choisie.
#5 - Ciel Paye
Vous bénéficiez d’un logiciel conforme aux dernières réglementations sociales. Vous dématérialisez vos DSN pour déclarer facilement les arrêts de travail, fins de contrat, DSN Mensuelle (URSSAF, retraite complémentaire, prévoyance…). Vous êtes guidé dès l’installation de votre logiciel dans les principales étapes de création de votre dossier. Vous réalisez simplement vos bulletins de paie. Vous gérez les comptes personnels de formation et les comptes de pénibilité en toute simplicité.
Vous fiabilisez vos déclarations : vous disposez d’un module de contrôle de cohérence sur les éléments de votre DADS-U. Vous archivez vos données sur les trois dernières années (bulletins, états…). Vous réalisez la gestion de vos arrêts de travail, avec insertion automatique dans vos bulletins et réalisez la gestion de vos contrats de travail, avec possibilité d’historiser les contrats. Vous dématérialisez facilement vos déclarations.
Il s'agit dans ce cas d'acquérir une licence pour 47 € HT/mois en fonction de la formule choisie.
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