13 critères à considérer avant de choisir un logiciel de paie
Si vous êtes chargé des sujets RH de votre entreprise et que vous cherchez un logiciel pour optimiser la paie de vos salariés, alors vous êtes au bon endroit !
Pour vous épargner du temps, nous avons regroupé ici tous les critères importants auxquels prêter attention lorsqu’on veut choisir le bon logiciel de paie.
Mais pour commencer voici un chiffre pour ceux qui douteraient de l’intérêt d’un tel outil : chaque mois ce ne sont pas moins de 7 millions de fiches de paie en France qui comportent des erreurs !
Or un bon logiciel de paie garanti à votre entreprise de faire des économies en certifiant que les bons montants de rémunération seront payés à vos salariés et en empêchant la formation de litiges (40 % des litiges prud’homaux sont liés à la paie).
Il vous permet également de gagner du temps et de vous concentrer sur des tâches plus stratégiques et créatrices de valeur pour votre entreprise comme le recrutement ou la formation de vos salariés.
Mais alors sur quels critères devez-vous vous baser pour choisir entre les logiciels de paie les plus utilisés afin d’éviter de commettre des erreurs ? Comment s’assurer tous les mois que chaque salarié reçoit bien la rémunération qui lui est due en temps et en heure ?
#1 - Une solution évolutive qui suit la croissance de votre entreprise
L’outil doit pouvoir rapidement s’adapter aux besoins d’une entreprise et grandir avec celle-ci. Il doit pouvoir gérer l’afflux de nouveaux salariés au fur et à mesure que votre entreprise croit, peu importe l’ampleur du phénomène.
#2 - Fiabilité et mise à jour régulière des informations légales et règlementaires
La principale qualité d’un logiciel de paie se mesure par sa capacité à rester en phase ou même à anticiper les évolutions légales et réglementaires du droit social français.
Ce faisant, vos fiches de paie et déclarations sociales restent exemptes de défauts même le jour où une réforme même la plus mineure soit-elle, entre en vigueur.
Par exemple le bulletin de paie simplifié est une obligation légale depuis le 1er Janvier 2018 pour toutes les entreprises y compris pour celles de moins de 300 salariés.
#3 - Des bulletins de salaire édités automatiquement
Outre une interface intuitive, la simplicité du logiciel doit aussi découler de sa construction.
À partir du moment où vous avez renseigné votre convention collective, celle-ci doit agir comme un guide dans la façon dont vous allez remplir les variables de paie (salaires bruts, heures supplémentaires, congés etc …).
Vous avez ainsi un garde-fou qui vous empêche de faire des erreurs.
#4 - L’automatisation de vos déclarations sociales
Si vous pouvez opter pour un logiciel de paie qui automatise la création et l’envoi de vos déclarations sociales, faites-le ! Le gain de temps est considérable !
L’outil en question doit également garantir l’exactitude de vos déclarations. Vous n’avez plus qu’à payer les cotisations correspondantes par télérèglement.
#5 - La simplicité comme mot d’ordre
Premièrement elle facilite grandement les opérations de paie si vous n’êtes pas un expert et que la tâche vous incombe. Ensuite, l’interface de la solution que vous allez choisir doit être intuitive. Cette simplicité a pour conséquence d’augmenter la rapidité dans le traitement de la paie afin de vous assurer un gain de temps.
#6 - Un logiciel de paie tout en un avec gestion des congés et absences, temps de travail, notes de frais
Le mieux est d’avoir un logiciel dans lequel vous allez trouver des fonctionnalités SIRH qui vont s’intégrer et compléter le module de paie.
Par exemple un module de notes de frais permettra à vos salariés de renseigner directement leurs notes de frais dans le logiciel et de se faire rembourser automatiquement après validation sur la prochaine fiche de paie, avec une ligne “note de frais” ajoutée au bulletin de paie.
Un module de gestion des congés viendra lui aussi alimenter automatiquement les données relatives à l’édition du bulletin de paie.
Un module de gestion du temps de travail vous permettra de calculer les heures supplémentaires en conséquence et de les ajouter ou non automatiquement sur le bulletin de salaire en question.
#7 - Un outil robuste pour garantir la paie de vos salariés
Le logiciel en question doit également rester à la pointe de la technologie et de l’innovation pour limiter l’apparition de bugs.
L’éditeur du logiciel doit veiller à la mise à jour et l’amélioration technique constante de celui-ci.
#8 - Export de données stratégiques et de tableaux de synthèses
Veillez aussi à ce que votre logiciel de paie vous permette de réaliser l’export de données telles que : salaires nets, salaires bruts, charges salariales, charges patronales, effectifs, temps de travail, congés etc … En somme, un outil de Business Intelligence directement intégré dans votre système de paie.
#9 - Un logiciel avec licence ou Saas ?
Le premier prend la forme d’un logiciel installé sur les ordinateurs de votre entreprise et régit par un système de licences dont le nombre d’accès est déterminé à l’achat. En revanche il se peut que vous deviez débourser une somme supplémentaire à chaque mise à jour.
Dans le second cas, l’accès se fait en ligne et aucune application spécifique n’a à être installée sur votre parc informatique.
Il s’agit d’une formule par abonnement et à laquelle vous avez accès n’importe où depuis n’importe quel appareil raccordé à internet, ce qui constitue un avantage si vous êtes souvent en déplacement.
#10 - Des experts en paie dédiés pour répondre à toutes vos questions
L’idéal est que vous ne soyez pas seul si vous avez des questions et que l’éditeur de la solution dispose d’un support réactif et joignable à tout moment avec un expert en paie dédié à votre entreprise. Certaines solutions proposent même d’assurer le paramétrage de votre compte et la transition avec votre ancien système de paie si vous changez.
#11 - Vers le tout dématérialisé ?
Le bulletin de paie dématérialisé est officiellement autorisé depuis la loi du 12 mai 2009 mais il n’a pas eu le succès escompté. Pour faciliter son adoption, la loi El Khomri prévoit depuis le 1er Janvier 2017 que l’employeur peut décider de remettre à son salarié un bulletin dématérialisé plutôt que papier tant que celui-ci ne s’y oppose pas.
Le salarié peut cependant s’y opposer à tout moment s’il le souhaite, sa demande devra alors être prise en compte dans les 3 mois.
Certains logiciels proposent aux salariés un espace personnel sur lequel ils peuvent retrouver tous leurs bulletins de salaire pendant une durée de 50 ans ou même jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge maximal de mise à la retraite selon le code du travail, augmenté de 6 ans, soit 75 ans.
#12 - Coûts cachés, durées d'engagement
Bien évidemment le prix du service est une priorité, surtout pour les petites entreprises. Cependant méfiez-vous et ne vous arrêtez pas seulement au coût du bulletin de paie unitaire. Certains éditeurs se rattrapent avec des coûts cachés et la facture peut grimper très vite. Demandez confirmation que l’ajout de futurs salariés ne modifiera pas le coût du bulletin.
Regardez également quelles sont les politiques d’engagement. La durée d’engagement varie aussi et peut aller jusqu’à 3 ans pour certains services. Les durées d’engagement peuvent être parfois un véritable piège qui recèle son lot de complexité.
#13 - Sécurité des données
Dans le cas d’un logiciel Saas dont les données sont hébergées sur un serveur distant, soyez sûr de la manière dont votre prestataire sécurise les données de vos employés. Vérifiez également que des sauvegardes soient faites en permanence.
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